Quatre raisons pour la saisie mobile des temps de travail

En temps de crise comme aujourd'hui, l'engouement pour la saisie mobile du temps de travail touche presque tous les secteurs, et non seulement ceux dont les équipes sont de toute façon en déplacement sur les chantiers, dans la surveillance des objets ou dans le Facility Management. La demande provient également de secteurs qui doivent envoyer leurs collaborateurs en télétravail pour des raisons de protection de la santé. Nous nous penchons ici sur la question de savoir pourquoi la gestion mobile des effectifs par smartphone ou tablette soutient idéalement le monde du travail post-Corona.

Gagner du temps grâce à la gestion mobile des effectifs

La saisie numérique des temps de travail via une application de gestion des ressources humaines n'est pas seulement un gain de temps pour les collaborateurs, mais aussi et surtout pour les RH et la direction. À condition bien sûr que l'application soit facilement et correctement utilisable sans explication par tous les groupes d'utilisateurs, même ceux qui n'ont pas d'affinités avec le numérique. Les équipes de construction mobiles, par exemple dans la construction de routes, le bâtiment ou le génie civil, peuvent, à l'aide d'un seul smartphone ou d'une seule tablette, comptabiliser les heures de travail de toute une équipe en appuyant sur un bouton et les affecter à des centres de coûts ou à des projets de construction. Les corrections de temps, que les collaborateurs peuvent effectuer eux-mêmes ou par l'intermédiaire de leurs supérieurs, fonctionnent tout aussi facilement.

Exemple pratique de "Mobile City"

La gestion mobile des effectifs de la ville de Würzburg est un gage d'efficacité et d'enthousiasme. Pour les quelque 250 employés qui changent de lieu de travail, comme le service des travaux publics ou le service de nettoyage de la ville, la saisie des temps, les réservations de groupe et les imputations au cours de la journée sont désormais des pratiques quotidiennes via smartphone. Autre effet secondaire positif : l'application mobile simple a rendu de bons services à la ville dans la phase initiale de la crise des réfugiés dans les bureaux d'urgence.

Garder une vue d'ensemble

Outre l'efficacité temporelle, le contrôle des heures de travail des collaborateurs est un bon argument, surtout à l'époque du home office et du travail à distance. Les entrepreneurs peuvent par exemple voir combien de temps a déjà été consacré à un projet et où le calcul s'écarte de la réalité. Qu'il s'agisse d'un service extérieur, d'un travail de bureau ou d'un seul projet, les chefs de chantier et les facility managers ont à tout moment un aperçu des heures de début, de fin et des pauses de leurs employés. Les heures supplémentaires sont également clairement affichées en temps réel sur le compte par jour, semaine, mois et année. Les demandes d'absences telles que les congés ou la maladie se font également de manière mobile via l'application et sont visibles à tout moment en temps réel pour les chefs de chantier ou de site.

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Exemple pratique "Un service sans compromis"

Le prestataire de services complets pour le bâtiment TEREG, par exemple, gère numériquement les heures de travail de ses quelque 1 700 employés. La saisie des temps ne se fait pas sur des feuilles de temps, mais, selon la situation, par téléphone, sur un PC ou en déplacement via un smartphone. Les collaborateurs peuvent, via des Self Services consulter à tout moment leur compte de temps, demander des absences ou effectuer des corrections de temps. Il est également possible de comptabiliser sans problème les temps de travail sur des objets individuels. Une interface transfère automatiquement les temps de travail évalués vers SAP Payroll.

Réagir avec souplesse

Un système numérique de saisie et de gestion du temps de travail permet certes de s'affranchir du lieu de travail, mais il est encore loin d'offrir la flexibilité souhaitée en matière de planification du temps de travail. Pour cela, il faut un logiciel de planification du personnel qui, dans le meilleur des cas, tient compte des données du système de gestion du temps et des souhaits des équipes mobiles en matière de temps de travail. Une proposition de planning basée sur des règles définies - le planning automatique Plan de service - intègre les présences et les absences, compte de temps de travail , des horaires de travail individuels modèles de temps de travail Il intègre automatiquement les horaires de travail, les pauses et les souhaits des collaborateurs.

Et il veille au respect des lois, des tarifs et des réglementations de l'entreprise. Grâce aux self-services ou à l'application mobile, les offres de temps de travail ou d'équipes disponibles peuvent être sélectionnées par un simple clic de souris avant même la planification. Si les collaborateurs ont un empêchement de dernière minute, ils peuvent utiliser la "bourse d'échange d'équipes", même depuis leur canapé.

Le clou : le logiciel n'autorise les souhaits et les offres d'échange que si toutes les règles définies sont remplies, par exemple un temps de travail minimum ou maximum, une qualification ou le respect des temps de repos.

Motiver les collaborateurs

La génération Z est considérée comme la première génération de natifs du numérique et la génération Y utilise désormais smartphones, tablettes et autres dans tous les domaines de la vie. Les exigences que les jeunes travailleurs posent à leur vie privée se retrouvent également dans leur vie professionnelle. La déception est donc grande lorsque le voyage est certes réservé en quelques minutes sur Internet, mais que la demande de congé met des jours à arriver dans le courrier interne.

Une demande de congé via une application ou un libre-service réduit considérablement ce temps de réaction. Les supérieurs reçoivent immédiatement la demande par e-mail et l'approbation se fait en quelques minutes. Le tout sans paperasserie ni formulaires fastidieux. Dans son tableau de bord, le demandeur a à tout moment un aperçu en temps réel des soldes de temps et de congés actuels ainsi que des congés déjà planifiés ou demandés. Il en résulte non seulement de la transparence pour le supérieur hiérarchique, mais aussi de la satisfaction pour le collaborateur. 

Exemple pratique "Accompagner l'expansion"

Le groupe Zech SE, largement diversifié, utilise un logiciel de gestion de la main-d'œuvre pour environ 7.000 collaborateurs.  Le ATOSS Staff Efficiency Suite permet de répondre en standard à toutes les exigences du groupe en pleine expansion en matière de gestion des temps et de planification des ressources humaines. Les supérieurs et les employés profitent des self-services, par exemple pour la gestion des demandes, la saisie et la comptabilisation des temps ou les corrections de temps. Les équipes sur les chantiers utilisent pour cela l'application mobile, y compris la comptabilisation sur les centres de coûts. Le management se réjouit d'une plus grande transparence autour du temps de travail et d'analyses pertinentes.